Projectplanning is een uitdagende puzzel, die uit veel verschillende stukjes bestaat. Een puzzel die moet passen wil je blijven groeien en winstgevender werken. Waarom is een goede, overzichtelijke en complete projectplanning belangrijk? En wat leg je nu eigenlijk precies vast in de planning van projecten?
Wat is projectplanning?
Projectplanning is de volledige zakelijke timeline van jouw bedrijf. Hierin leg je alle projecten en opdrachten vast waar aan gewerkt wordt en gewerkt gaat worden. In één oogopslag biedt de planning inzicht in de status van lopende klussen, (naderende) deadlines en (uren)capaciteit van jouw onderneming en medewerkers. Onmisbaar bij het aannemen van nieuwe klussen en het happy houden van jouw teams. Met deze informatie weet je waar en wanneer je ruimte hebt voor nieuwe opdrachten en kun je duidelijke deadlines afspreken, zonder dat je later in de week of maand voor verrassingen komt te staan.
Wat leg je vast in een planning?
De complete projectplanning van een bedrijf bestaat uit een overzichtelijke verzameling van alle bedrijfsactiviteiten, middelen en mensen. Beschikbare budgetten en uren, gedetailleerde projectplannen, deelopdrachten, deadlines en de beschikbaarheid van medewerkers vormen de basis van elke planning. Met deze cruciale informatie kun je zorgvuldig en snel schakelen op het moment dat je een nieuwe opdracht aanneemt. Daarnaast geeft een uitgebreide planning je alle handvatten voor het sturen, beheersen en controleren van de voortgang van projecten.
Urenregistratie en budget: wat is het verband?
Het halen van afgesproken deadlines is de eerste doelstelling die elk bedrijf stelt – het liefst zo winstgevend mogelijk natuurlijk. Om die doelstelling te behalen is overzicht en inzicht in de beschikbare en gemaakte uren van de mensen binnen jouw organisatie de belangrijkste leidraad voor elke projectmanager.
Uren zijn de grootste kostenpost voor elk project en vooral in drukke tijden schaars. Dit betekent dat medewerkers hun beschikbaarheid regelmatig en nauwkeurig moeten registreren, zodat je gestructureerd, efficiënt en effectief kunt plannen. Niet alleen heb je zo een goed beeld van beschikbaarheid, ook voorkom je dat je mensen opzadelt met een niet-haalbare planning of juist een iets te rustige week. Geef je team daarom de middelen om eenvoudig uren te schrijven en zorg samen voor de discipline om uren op tijd in te vullen. Dat doe je bijvoorbeeld door teamleden live inzicht te geven in het budget voor de klant, zodat ze direct zien wat het effect is van hun gewerkte uren.
Excel vs. software voor projectplanning
Met een goede projectplanning blijf je in controle. Hoe je die planning maakt, dat verschilt per project en projectmanager. Het plannen van kleine, overzichtelijke projecten kan eenvoudig in Excel. Een simpel overzichtje van taken en verantwoordelijkheden, gekoppeld aan medewerkers en deadlines volstaat in veel gevallen. Lastiger wordt het wanneer het bedrijf en projecten groeien en je met meer projecten, medewerkers en projecttaken te maken krijgt. Dan wordt het bijhouden van zo’n sheet opeens een onoverzichtelijke dagtaak. Jouw dagtaak.
Op het moment dat het jouw bedrijf voor de wind gaat, wil je niet continu bezig zijn met administratie en het updaten van elk specifiek project – om vervolgens al deze wijzigingen handmatig op te nemen in de volledige week-, maand- of jaarplanning. Wil je jouw tijd liever dubbel benutten, dan is het automatiseren van projectplanning een logische volgende stap.
Met software voor projectplanning bespaar je kostbare tijd. Het bijhouden van de projectplanning wordt geautomatiseerd en de planning kan vaak eenvoudig worden gekoppeld aan andere software, zoals online agenda’s en mailsystemen. Zo heb je alle essentiële informatie om elk project tot een succes te maken in één omgeving voorhanden. Direct inzicht in capaciteit. Voor rust, overzicht en haalbare deadlines.